İstanbul İşletmeleri İçin Dijital Özlük Dosyası
Ticaret, hizmet, üretim, perakende ve e-ticaret alanlarında çalışan ekiplerin sözleşme ve personel evraklarını dijital ortamda düzenleyin. KOBİ GO Özlük Dosyası ile belge arşivini, eksik evrak takibini ve yetkili erişimi daha düzenli yönetin.
Personel Evraklarını Dağınık Klasörlerden Kurtarın
İstanbul’daki çok şubeli mağazalar, üretim işletmeleri, profesyonel hizmet ekipleri ve e-ticaret operasyonları farklı görevlerde çalışan personele ait çok sayıda evrakı takip etmek zorunda kalabilir. Fiziksel klasörler veya birbirinden kopuk dijital dosyalar; sözleşmelere ulaşmayı, eksik belgeleri belirlemeyi ve erişimi kontrol etmeyi zorlaştırır. KOBİ GO’nun İnsan Kaynakları çözümü içinde yer alan Özlük Dosyası, çalışanlara ait sözleşme, belge ve evrakların dijital olarak saklanmasına yardımcı olur. Dijital özlük dosyası yaklaşımı sayesinde personel evrak yönetimi ortak bir düzen içinde yürütülebilir, eksik belge uyarıları takip edilebilir ve kayıtlara yalnızca yetkili kullanıcıların erişmesi sağlanabilir. Böylece farklı lokasyonlarda veya operasyon birimlerinde tutulan personel belgeleri daha izlenebilir bir yapıya kavuşur.
Dijital Özlük Dosyasının İşletmenize Katkıları
KOBİ GO, personel belgelerini düzenli bir dijital arşivde toplarken günlük insan kaynakları operasyonlarında evrak kaynaklı dağınıklığı azaltmaya yardımcı olur.
Dağınık Evrak Yapısını Düzenleyin
Çalışan sözleşmeleri ve diğer özlük belgelerini fiziksel klasörlere veya farklı depolama alanlarına dağıtmak yerine dijital bir arşivde saklayın. Personel evraklarına ilişkin ortak ve anlaşılır bir çalışma düzeni oluşturun.
Eksik Belgeleri Takip Edin
Özlük belgeleri takibini eksik belge uyarılarıyla destekleyin. İşe girişte veya çalışma sürecinde tamamlanması gereken evrakların gözden kaçması riskini azaltarak İK sorumlularının kontrol sürecini kolaylaştırın.
Erişimi Yetkilerle Sınırlandırın
Personel evraklarının tüm çalışanlar tarafından görüntülenmesi yerine yetkili erişim yaklaşımını kullanın. İşveren, yönetici veya İK sorumlularının görevlerine uygun bir doküman yönetimi düzeni kurmasına yardımcı olun.
Şube ve Birimler Arasında Ortak Düzen Kurun
İstanbul’da farklı şubeler, mağazalar, ofisler veya operasyon birimleriyle çalışan işletmeler, personel belgelerini ortak bir dijital düzende ele alabilir. Böylece her lokasyonun ayrı fiziksel arşiv oluşturma ihtiyacı azalır.
Özlük Dosyası Programının Temel İşlevleri
Özlük Dosyası, genel amaçlı bir doküman sistemi değil; çalışan sözleşmeleri ve personel evraklarının yönetimine odaklanan bir İnsan Kaynakları işlevidir.
Dijital Belge Arşivi
Çalışanlara ait sözleşme, belge ve evrakları dijital ortamda saklayın. Fiziksel klasörlerde kaybolabilecek kayıtları personel odaklı bir arşiv yapısı içinde düzenli biçimde ele alın.
Belge Eksik Uyarısı
Personel dosyalarında tamamlanması gereken belgeleri uyarılar üzerinden takip edin. Yeni çalışanların evraklarıyla mevcut ekip kayıtlarının kontrolünü aynı operasyonel yaklaşım içinde sürdürün.
Yetkili Erişim Kontrolü
Özlük kayıtlarına erişimi yetkili kullanıcılarla sınırlandırarak hassas personel evraklarının kontrolsüz biçimde paylaşılmasını önlemeye yönelik bir düzen kurun. İK doküman yönetimini görev ve sorumluluklara göre yürütün.
İnsan Kaynakları Süreçleriyle Birlikte Kullanım
Özlük Dosyası’nı KOBİ GO İnsan Kaynakları çözümünün bir parçası olarak değerlendirin. Personel Yönetimi ve Performans Takibi gibi ilişkili işlevlerle çalışan kayıtlarına yönelik daha bütünlüklü bir süreç oluşturun.
Dijital Özlük Dosyası Nasıl Kullanılır?
Personel evraklarını dijital düzene geçirirken mevcut arşivinizi ve işletmenizin şube veya birim yapısını dikkate alan basit bir yol izleyebilirsiniz.
- 1
Personel Evrak Yapısını Belirleyin
Sözleşme ve diğer çalışan belgelerinin hangi fiziksel klasörlerde, ofislerde veya şubelerde tutulduğunu belirleyin. Dijital arşive aktarılacak kayıtları mevcut personel yapınıza göre planlayın.
- 2
Belgeleri Dijital Dosyalarda Toplayın
Her çalışana ait özlük belgelerini ilgili dijital dosya düzenine ekleyin. Perakende mağazası, üretim birimi, ofis veya e-ticaret operasyonunda görev yapan ekiplerin evraklarını karışıklık oluşturmadan sınıflandırın.
- 3
Eksik Evrakları Kontrol Edin
Belge eksik uyarılarını inceleyerek tamamlanması gereken personel kayıtlarını belirleyin. Kontrolü yalnızca işe giriş döneminde değil, evrakların güncellendiği operasyonel süreçlerde de sürdürün.
- 4
Erişim Yetkilerini Düzenleyin
Personel belgelerini görüntülemesi gereken işveren, yönetici veya İK sorumlularını belirleyin. Yetkili erişim düzenini işletmenin şube ve görev dağılımına uygun biçimde yönetin.
Sık Sorulan Sorular
KOBİ GO Özlük Dosyası, çalışanlara ait sözleşme, belge ve evrakların dijital ortamda saklanması için kullanılır. Kapsamı genel şirket dokümanlarından ziyade personel evrak yönetimidir. İşletme, kendi çalışan ve belge yapısına göre dijital arşiv düzenini oluşturabilir.
Belgelerin dijital arşivde tutulması, farklı klasörlere dağılmış evrakların tek bir çalışma düzeninde ele alınmasına yardımcı olur. Böylece İK sorumluları belge ararken fiziksel arşive bağımlılığı azaltabilir ve eksik özlük belgelerini daha sistemli biçimde takip edebilir.
Farklı mağaza, ofis veya operasyon noktalarında çalışan personele ait belgeler dijital bir arşiv düzeninde toplanabilir. Şubelerin ayrı fiziksel klasörler oluşturması yerine, yetkili yöneticiler ve İK sorumluları personel evraklarını belirlenen erişim düzeniyle ele alabilir.
Yoğun dönemlerde ekibe katılan veya görevi değişen çalışanların sözleşme ve diğer evrakları dijital dosyalarda düzenlenebilir. Belge eksik uyarıları, tamamlanması gereken kayıtların fark edilmesine yardımcı olur; ancak gerekli belge kapsamını işletmenin kendi süreçleri belirler.
Hayır. Özlük Dosyası, KOBİ GO İnsan Kaynakları çözümünün alt işlevlerinden biridir. Çalışan evraklarının dijital arşivine odaklanır ve Personel Yönetimi ile Performans Takibi gibi ilişkili özelliklerle birlikte daha bütünlüklü bir çalışan kayıt düzeninde kullanılabilir.
Özlük Dosyası, yetkili erişim kontrolünü destekler. İşletme; personel evraklarını görüntülemesi gereken işveren, yönetici veya İK sorumlularını kendi görev dağılımına göre belirleyebilir. Böylece çalışan belgelerinin kontrolsüz biçimde paylaşılmasına karşı daha düzenli bir erişim yaklaşımı kurulabilir.
İlgili Sayfalar
İstanbul — E-Müstahsil Makbuzu
İstanbul’un ticaret, üretim ve perakende ekosisteminde ürün alımı yapan işletmeler için elektronik müstahsil makbuzlarını satın alma ve fina
İstanbul — Fatura Yönetimi
İstanbul’da ticaret, hizmet, üretim, perakende veya e-ticaret alanında faaliyet gösteren işletmeler için faturaları satış, müşteri, cari hes
İstanbul — Cari Hesap
Ticaret, hizmet, üretim, perakende veya e-ticaret alanında faaliyet gösteren işletmenizin müşteri ve tedarikçi hareketlerini düzenli izleyin
İstanbul — Kasa
Perakende, hizmet, üretim ve e-ticaret alanlarında faaliyet gösteren İstanbul işletmelerinin nakit giriş ve çıkışlarını düzenli kaydedin. KO
İstanbul — E-Fatura
Perakende, hizmet, üretim ve e-ticaret faaliyetlerinizden doğan e-faturaları oluşturun ve yönetin. KOBİ GO ile faturalama kayıtlarını satış,
İstanbul — Yapay Zekâ
KOBİ GO ile satış, stok, finans ve müşteri verilerinizi anlaşılır özetlere dönüştürün. İstanbul’un perakende, e-ticaret, hizmet ve üretim od
Erzincan — Özlük Dosyası
Erzincan’daki gıda, tarım, madencilik ve lojistik işletmeleri; çalışan sözleşmelerini ve personel evraklarını dijital özlük dosyalarında düz
Elazığ — Özlük Dosyası
Elazığ'da üretim, gıda, madencilik ve hizmet alanlarında çalışan ekiplerin sözleşme ve personel evraklarını dijital ortamda düzenleyin. KOBİ
Erzurum — Özlük Dosyası
Erzurum’daki turizm, gıda, hayvancılık, ticaret ve hizmet işletmeleri; çalışan sözleşmelerini ve personel evraklarını dijital özlük dosyalar
Edirne — Özlük Dosyası
Edirne’de tarım, gıda, turizm, üretim ve hizmet alanlarında çalışan ekiplerin sözleşme ve personel evraklarını dijital ortamda düzenleyin. K
Personel Evraklarınızı Dijital Düzene Taşıyın
İstanbul’daki ofis, mağaza, üretim birimi veya e-ticaret ekibinizin özlük belgelerini ortak bir arşivde düzenleyin; eksik evrak ve yetkili erişim süreçlerini KOBİ GO ile yönetin.
Ücretsiz Hesap Oluştur