Gelen ve Giden Faturalar Nasıl Takip Edilir?
Ders 4 / 6 · 5 dk okuma · Başlangıç
İşletmenize gelen ve işletmenizden gönderilen elektronik faturaların nasıl takip edildiğini, belge durumlarının neden kontrol edilmesi gerektiğini ve faturaların cari hesaplarla nasıl ilişkilendirildiğini öğrenin.
Bu derste öğrenecekleriniz
- Gelen ve giden fatura kavramlarını ayırt edebilirsiniz
- Giden faturaların temel takip sürecini açıklayabilirsiniz
- Gelen faturaların neden kontrol edilmesi gerektiğini anlayabilirsiniz
- Fatura durumlarının takip edilmesinin önemini açıklayabilirsiniz
- Faturalar ile müşteri ve tedarikçi cari hesapları arasındaki ilişkiyi anlayabilirsiniz
- Fatura kayıtlarında düzenli kontrol alışkanlığı oluşturabilirsiniz
Elektronik fatura süreci yalnızca fatura oluşturup göndermekten ibaret değildir. İşletmenin düzenlediği giden faturalar ile tedarikçilerden ve diğer taraflardan aldığı gelen faturaların düzenli olarak takip edilmesi gerekir. Böylece satış, alış, alacak ve borç kayıtları daha kontrollü yönetilebilir.
Giden fatura nedir?
Giden fatura, işletmenin gerçekleştirdiği satış nedeniyle müşteri adına oluşturduğu faturadır. Elektronik ortamda oluşturulan ve gönderilen faturaların süreç durumları takip edilmelidir.
Giden Fatura Örneği
Müşterinize 18.000 TL tutarında vadeli satış yaptığınızı düşünün. Fatura oluşturulup gönderildiğinde satış kaydı oluşurken müşteriden tahsil edilmesi gereken tutar da takip edilir. Müşteri ödeme yaptığında ise tahsilat ayrıca kaydedilir.
Gelen fatura nedir?
Gelen fatura, başka bir işletmenin sizin işletmeniz adına düzenlediği faturadır. Tedarikçiden satın alınan mal veya hizmetlere ilişkin faturalar bu grupta değerlendirilebilir.
Gelen Fatura Örneği
Tedarikçiniz işletmeniz adına 12.000 TL tutarında bir fatura düzenledi. Fatura işletmenize ulaştığında belge bilgileri kontrol edilir. Ödeme daha sonra yapılacaksa ilgili tutar tedarikçiye olan borcun takibinde dikkate alınır.
Gelen ve giden faturaların temel farkı
| Konu | Giden Fatura | Gelen Fatura |
|---|---|---|
| Belgeyi oluşturan | İşletmeniz | Satıcı veya tedarikçi |
| Temel işlem | Satış | Alış |
| Cari hesap etkisi | Müşteri hareketiyle ilişkilidir | Tedarikçi hareketiyle ilişkilidir |
| Finansal takip | Alacak ve tahsilat takibini etkileyebilir | Borç ve ödeme takibini etkileyebilir |
Giden faturalar nasıl takip edilir?
Giden faturaların yalnızca oluşturulmuş olması yeterli değildir. Belgenin ilgili elektronik süreçte hangi durumda bulunduğu ve satışın finansal takibinin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilmelidir.
- Faturanın doğru müşteri adına oluşturulduğunu kontrol edin.
- Fatura tutarlarını ve temel işlem bilgilerini gözden geçirin.
- Belgenin gönderim sürecine alındığını kontrol edin.
- Elektronik sistemdeki güncel belge durumunu takip edin.
- Faturayı ilgili müşteri cari hareketiyle ilişkilendirin.
- Vadeli satışlarda tahsilat durumunu ayrıca takip edin.
Fatura Gönderildi, Süreç Bitmedi
Faturanın gönderilmiş olması müşterinin ödeme yaptığı anlamına gelmez. Özellikle vadeli satışlarda belge durumu ile tahsilat durumunu ayrı takip edin.
Gelen faturalar nasıl takip edilir?
İşletmeye ulaşan faturaların da kontrol edilmeden doğrudan kayıt sürecine alınmaması gerekir. Belgenin gerçekten işletmeyle ilgili olup olmadığı ve temel işlem bilgilerinin yapılan alışla uyumlu olup olmadığı incelenmelidir.
- Faturayı düzenleyen taraf
- İşletme ve alıcı bilgileri
- Fatura tarihi ve temel belge bilgileri
- Satın alınan mal veya hizmet
- Miktar ve fiyat bilgileri
- Vergi ve toplam tutarlar
- İşlemin gerçek bir alışla ilişkisi
- Ödeme veya vade bilgileri
Dikkat
İşletmenize ulaşan bir elektronik faturayı yalnızca sistemde göründüğü için doğru kabul etmeyin. Belgenin taraf, işlem ve tutar bilgilerini işletmenizdeki gerçek işlemle karşılaştırın.
Fatura durumu neden takip edilmelidir?
Elektronik belgeler gönderim ve işleme sürecinde farklı durumlarda bulunabilir. Teknik iletim, sistem kontrolleri veya ilgili belge sürecine bağlı işlemler nedeniyle faturanın güncel durumunun izlenmesi önemlidir.
Durumları Ezberlemek Yerine Süreci Anlayın
Başlangıç seviyesinde bütün teknik durum kodlarını ezberlemek yerine faturanın oluşturulduğunu, gönderildiğini, elektronik süreçte işlendiğini ve gerektiğinde takip edilmesi gereken bir belge olduğunu anlamaya odaklanın.
Belge durumu ile ödeme durumu aynı değildir
Bir faturanın elektronik sistemdeki durumu ile faturaya ilişkin finansal ödeme durumu farklı kavramlardır. Fatura elektronik süreç açısından tamamlanmış olabilir ancak müşteri henüz ödeme yapmamış olabilir.
İki Farklı Durum
Müşteriye 30.000 TL tutarında vadeli fatura gönderdiğinizi düşünün. Belgenin elektronik gönderim süreci tamamlanmış olsa bile müşteri ödemeyi 30 gün sonra yapacaksa 30.000 TL alacak tahsil edilene kadar finansal olarak takip edilmeye devam eder.
Faturalar cari hesaplarla nasıl ilişkilidir?
Giden satış faturaları müşteri cari hareketleriyle, gelen alış faturaları ise tedarikçi cari hareketleriyle ilişkilidir. Tahsilat ve ödemeler gerçekleştikçe ilgili cari bakiyeler değişir.
Gelen Faturadan Ödemeye
Tedarikçiden 20.000 TL tutarında vadeli fatura aldığınızı düşünün. İşletmenin tedarikçiye borcu takip edilir. Daha sonra 8.000 TL ödeme yaptığınızda kalan 12.000 TL borç cari hesapta izlenmeye devam eder.
Düzenli fatura kontrolü nasıl yapılabilir?
- Yeni gelen faturaları kontrol edin.
- Yeni gönderilen faturaların durumlarını inceleyin.
- Hatalı veya beklenmeyen belgeleri belirleyin.
- Faturaların doğru müşteri veya tedarikçiyle ilişkilendirildiğini kontrol edin.
- Vadeli satışların tahsilat durumlarını gözden geçirin.
- Tedarikçi faturalarının ödeme durumlarını kontrol edin.
- Eksik veya açıklanamayan kayıtları araştırın.
İki Takibi Birlikte Yapın
Elektronik faturada iki ayrı soruya cevap verebilmelisiniz: 'Belgenin elektronik süreçteki durumu nedir?' ve 'Bu faturanın finansal durumu nedir?' Bu yaklaşım belge takibi ile tahsilat ve ödeme takibinin birbirine karıştırılmasını önler.
Güncel Kurallar
Elektronik faturaların kabul, ret, yanıt, iptal veya diğer belge süreçlerine ilişkin kurallar belge türüne ve güncel düzenlemelere göre farklılaşabilir. Somut işlemlerde güncel resmi kuralları ve gerektiğinde mali müşavirinizin yönlendirmesini esas alın.
KOBİ GO'da Uygula
Şimdi Uygulayın
Bir giden ve bir gelen fatura örneği oluşturun. Giden faturada müşteriyi, tutarı, belge durumunu ve tahsilat durumunu; gelen faturada ise tedarikçiyi, tutarı, belge kontrolünü ve ödeme durumunu ayrı ayrı yazın. Böylece belge durumu ile finansal durum arasındaki farkı uygulamalı olarak değerlendirin.
Bu Derste Ne Öğrendik?
- Giden faturalar işletmenizin satışlarını, gelen faturalar ise işletmenize yapılan satışları belgelendirir. Elektronik faturaların yalnızca sisteme girip girmediği değil, belge durumları da düzenli takip edilmelidir. Bununla birlikte belge durumu ile ödeme durumu aynı değildir. Giden faturalar müşteri alacak ve tahsilatlarıyla, gelen faturalar ise tedarikçi borç ve ödemeleriyle birlikte değerlendirilmelidir. Düzenli kontrol, elektronik belge süreçleri ile ön muhasebe kayıtlarının uyumlu yürütülmesine yardımcı olur.
