Stok Giriş ve Çıkışları Nasıl Takip Edilir?
Ders 3 / 6 · 5 dk okuma · Başlangıç
Satın alma, satış, iade, hasar ve sayım gibi işlemlerin stok miktarını nasıl değiştirdiğini ve stok hareketlerinin neden düzenli kayıt altına alınması gerektiğini öğrenin.
Bu derste öğrenecekleriniz
- Stok giriş ve çıkışlarının temel mantığını açıklayabilirsiniz
- Hangi işlemlerin stok miktarını artırdığını veya azalttığını belirleyebilirsiniz
- Stok hareketlerinin neden kayıt altına alınması gerektiğini anlayabilirsiniz
- Satış ve satın alma işlemlerinin stok üzerindeki etkisini takip edebilirsiniz
- İade işlemlerinin stok durumunu nasıl etkilediğini anlayabilirsiniz
- Hasarlı ve kayıp ürünleri doğru şekilde değerlendirebilirsiniz
- Stok düzeltmelerinin ne zaman kullanılması gerektiğini anlayabilirsiniz
- Bir ürünün stok hareket geçmişini kontrol edebilirsiniz
Bir ürünün stok miktarı gün içinde birçok işlem nedeniyle değişebilir. Yeni ürün satın alınması stoğu artırırken satış yapılması stoğu azaltır. İadeler, hasarlı ürünler, kayıplar ve sayım düzeltmeleri de stok miktarını etkileyebilir. Sağlıklı stok yönetimi için bu değişikliklerin nedenleriyle birlikte kayıt altına alınması gerekir.
Stok hareketi nedir?
Bir ürünün kayıtlı stok miktarını artıran veya azaltan işleme stok hareketi denir. Her hareketin hangi ürün için, ne zaman, ne kadar ve hangi nedenle gerçekleştiğinin takip edilmesi stok geçmişinin anlaşılmasını sağlar.
Basit Stok Hareketi
Bir üründen sabah 50 adet bulunuyor. Gün içinde 20 adet ürün satın alınıyor ve 12 adet satılıyor. Gün sonunda, başka bir hareket yoksa, stok miktarı 58 adet olur.
Stok girişi nedir?
Ürünün kullanılabilir stok miktarını artıran işlemler stok girişi olarak değerlendirilir. En yaygın stok girişi satın alınan ürünlerin işletmeye teslim alınmasıdır.
- Tedarikçiden ürün satın alınması ve teslim alınması
- Üretimi tamamlanan ürünlerin stoğa alınması
- Satılabilir durumda müşteriden geri dönen ürünler
- Sayım sonucunda tespit edilen fazla stok
- Diğer geçerli stok girişleri
Sipariş Vermek Her Zaman Stok Girişi Değildir
Tedarikçiye satın alma siparişi vermek ürünlerin fiziksel olarak işletmeye ulaştığı anlamına gelmez. Stok miktarının hangi aşamada artırılacağı işletmenin mal kabul sürecine göre açık şekilde belirlenmelidir.
Mal kabul neden önemlidir?
Tedarikçiden gelen ürünlerin doğrudan stok miktarına eklenmesi yerine teslim alınan ürünlerin kontrol edilmesi daha sağlıklı bir süreç oluşturur. Sipariş edilen miktarla gerçekten gelen miktar farklı olabilir.
- Doğru ürün geldi mi?
- Gelen miktar doğru mu?
- Doğru varyantlar teslim edildi mi?
- Ürünlerde hasar var mı?
- Teslimat ilgili satın alma işlemiyle uyumlu mu?
Eksik Teslimat
Tedarikçiye 100 adet ürün sipariş edildi ancak teslimatta 95 adet ürün geldi. Sisteme otomatik olarak 100 adet stok girişi yapılırsa fiziksel stok ile sistem stoğu arasında daha ilk günden 5 adet fark oluşur.
Sipariş Edileni Değil, Teslim Alınanı Kaydedin
Stok miktarını güncellerken satın alma siparişindeki miktar yerine gerçekten teslim alınan ve kabul edilen miktarı esas alın.
Stok çıkışı nedir?
Ürünün kayıtlı stok miktarını azaltan işlemler stok çıkışıdır. Satış en yaygın stok çıkışlarından biridir ancak ürünler farklı nedenlerle de stoktan çıkabilir.
- Müşteriye yapılan satış
- Tedarikçiye ürün iadesi
- Hasarlı veya kullanılamaz ürün
- Kayıp veya eksik ürün
- İşletme içinde kullanım veya tüketim
- Sayım sonucunda tespit edilen stok eksikliği
- Diğer geçerli stok çıkışları
Satış stoktan ne zaman düşülmelidir?
Satış sürecinde stok miktarının hangi aşamada azaltılacağı işletmenin kullandığı sisteme ve operasyon modeline göre değişebilir. Önemli olan aynı kuralın tutarlı uygulanması ve satılmış veya başka bir sipariş için ayrılmış ürünlerin yeniden kullanılabilir stok olarak değerlendirilmemesidir.
Kullanılabilir Stok
Depoda fiziksel olarak 20 adet ürün bulunabilir ancak bunların 5 adedi onaylanmış siparişler için ayrılmışsa yeni satışlar açısından kullanılabilir stok 15 adet olabilir.
Müşteri iadeleri stok miktarını nasıl etkiler?
Müşterinin ürünü iade etmesi ürünün otomatik olarak satılabilir stoğa eklenmesi gerektiği anlamına gelmez. İade edilen ürün önce kontrol edilmeli ve yeniden satılabilir durumda olup olmadığı belirlenmelidir.
İade Edilen Ürün
Müşteri bir ürünü iade etti. Ürün açılmamış ve yeniden satılabilir durumdaysa uygun kontrol sonrasında stoğa geri alınabilir. Ürün hasarlıysa satılabilir stok yerine işletmenin belirlediği farklı bir süreçle takip edilmesi gerekebilir.
Her İadeyi Satılabilir Stoğa Eklemeyin
İade edilen ürünün fiziksel durumu kontrol edilmeden kullanılabilir stok miktarını artırmak, sonraki müşteriye satılamayacak bir ürünün stokta var görünmesine neden olabilir.
Tedarikçiye iade nasıl takip edilir?
İşletmenin elindeki bir ürün tedarikçiye geri gönderildiğinde ürün artık işletmenin kullanılabilir stoğunda olmayabilir. Bu nedenle tedarikçiye yapılan iadelerin de uygun stok çıkışıyla kayıt altına alınması gerekir.
Hasarlı ve kullanılamaz ürünler
Depoda fiziksel olarak bulunan her ürün satılabilir durumda olmayabilir. Kırılmış, bozulmuş veya başka nedenle kullanılamaz hale gelmiş ürünlerin kullanılabilir stok içinde görünmesi gerçek satış kapasitesini yanlış gösterir.
Hasarlı Ürün
Sistemde 30 adet bardak bulunuyor ancak yapılan kontrolde 3 bardağın kırıldığı görülüyor. Bu ürünler hâlâ satılabilir stok içinde görünüyorsa sistem 30 adet gösterirken işletmenin gerçekte satabileceği miktar 27 adettir.
Stok düzeltmesi nedir?
Fiziksel sayım ile sistem stoğu arasında fark bulunduğunda kayıtlı miktarın gerçek duruma uyarlanması gerekebilir. Bu işlem stok düzeltmesi olarak kaydedilebilir. Ancak düzeltme yapmak farkın nedenini araştırmanın yerine geçmemelidir.
Farkı Sadece Kapatmayın
Sistemde 100, fiziksel sayımda 92 adet ürün bulunuyorsa sistemi doğrudan 92 yapmak rakamı düzeltir ancak 8 ürünün neden eksik olduğunu açıklamaz. Önce satış, iade, hasar, yanlış kayıt veya diğer olası nedenleri araştırın.
Stok hareketinde hangi bilgiler tutulmalıdır?
- Ürün
- İşlem tarihi
- Hareket türü
- Giriş veya çıkış miktarı
- İşlem nedeni
- Varsa ilgili satış veya satın alma kaydı
- Varsa depo veya konum bilgisi
- Gerekli açıklama veya referans bilgisi
Stok hareket geçmişi neden önemlidir?
Stok hareket geçmişi bir ürünün mevcut miktarına nasıl ulaştığını gösterir. Bir fark veya hata tespit edildiğinde geçmiş hareketler incelenerek sorunun hangi işlemden kaynaklanmış olabileceği araştırılabilir.
| Hareket | Miktar | Bakiye |
|---|---|---|
| Başlangıç stoğu | +50 | 50 |
| Satın alma | +30 | 80 |
| Satış | -12 | 68 |
| Müşteri iadesi | +2 | 70 |
| Hasarlı ürün | -3 | 67 |
67 Adedin Bir Hikâyesi Var
Yalnızca mevcut stok 67 demek yerine bu miktarın hangi giriş ve çıkışlarla oluştuğunu görebilmek stok kontrolünü ve hata araştırmasını kolaylaştırır.
Stok hareketlerinde sık yapılan hatalar
| Hata | Olası Sonuç |
|---|---|
| Satın alma teslim alınmadan stoğa ekleniyor | Stok gerçeğinden yüksek görünebilir |
| Satış çıkışı kaydedilmiyor | Satılmış ürün stokta görünmeye devam eder |
| İade kontrol edilmeden stoğa alınıyor | Satılamaz ürün kullanılabilir stokta görünebilir |
| Hasarlı ürünler kaydedilmiyor | Gerçek satılabilir stok yanlış görünür |
| Stok doğrudan değiştirilip neden yazılmıyor | Stok geçmişinin izlenebilirliği azalır |
| Yanlış ürün kartına hareket giriliyor | Bir ürün fazla, başka bir ürün eksik görünebilir |
Güncel stok nasıl hesaplanır?
Basit stok mantığında mevcut miktar; başlangıç miktarına geçerli stok girişlerinin eklenmesi ve stok çıkışlarının çıkarılmasıyla oluşur.
Basit Hesap
Başlangıç stoğu 100 adet, toplam geçerli girişler 60 adet ve toplam çıkışlar 45 adet ise mevcut stok 115 adettir: 100 + 60 - 45 = 115.
Sağlıklı stok hareketi için temel düzen
- Her stok değişikliğini kayıt altına alın.
- Doğru ürün kartını seçin.
- Giriş veya çıkış miktarını doğrulayın.
- Hareketin nedenini belirtin.
- Satın almalarda gerçekten teslim alınan miktarı kontrol edin.
- Satış ve iadelerin stok etkisini takip edin.
- Hasarlı ve kullanılamaz ürünleri ayrı değerlendirin.
- Düzeltme yapmadan önce stok farkının nedenini araştırın.
- Stok hareket geçmişini düzenli olarak kontrol edin.
Stok Miktarını Değil, Stok Hareketini Yönetin
Doğru stok miktarı, doğru kaydedilmiş giriş ve çıkışların sonucudur. Hareketleri düzenli yönettiğinizde mevcut stok bilgisi de daha güvenilir hale gelir.
KOBİ GO'da Uygula
Şimdi Uygulayın
Bir ürün seçin ve son beş stok hareketini inceleyin. Her hareket için giriş veya çıkış miktarını, işlem nedenini ve oluşan stok bakiyesini kontrol edin. Ardından fiziksel miktarla sistemdeki miktarı karşılaştırın. Fark varsa doğrudan düzeltmek yerine hangi hareketin eksik veya hatalı olabileceğini araştırın.
Bu Derste Ne Öğrendik?
- Mevcut stok miktarı, gerçekleşen stok giriş ve çıkışlarının sonucudur. Satın alma ve uygun müşteri iadeleri stoğu artırabilir; satış, tedarikçiye iade, hasar ve kayıplar stoğu azaltabilir. Her hareket ürün, miktar, tarih ve neden bilgisiyle kayıt altına alınmalıdır. Fiziksel stok ile sistem arasında fark bulunduğunda yalnızca rakamı değiştirmek yerine farkın hangi işlemden kaynaklandığı araştırılmalıdır. Sağlıklı stok yönetiminin temel prensibi, stok miktarını elle düzeltmekten çok stok hareketlerini doğru yönetmektir.
