Ürün ve Stok Kartı Nasıl Yönetilir?
Ders 2 / 6 · 5 dk okuma · Başlangıç
Ürün ve stok kartlarının nasıl oluşturulduğunu; ürün kodu, barkod, birim, kategori, varyant ve stok bilgilerinin neden doğru ve düzenli tutulması gerektiğini öğrenin.
Bu derste öğrenecekleriniz
- Ürün ve stok kartının amacını açıklayabilirsiniz
- Ürün kartında bulunması gereken temel bilgileri belirleyebilirsiniz
- Ürün kodu ve barkodun kullanım amacını anlayabilirsiniz
- Doğru ölçü birimi seçebilirsiniz
- Varyantlı ürünlerin stok takibini anlayabilirsiniz
- Mükerrer ürün kartlarının oluşturabileceği sorunları açıklayabilirsiniz
- Stok takibi yapılacak ürünleri doğru şekilde tanımlayabilirsiniz
- Ürün kartlarını düzenli ve tutarlı şekilde yönetebilirsiniz
Düzenli stok yönetiminin temelinde doğru ürün kayıtları bulunur. İşletmenin takip ettiği her ürünün sistemde açık, anlaşılır ve mümkün olduğunca tekil bir kayıtla tanımlanması gerekir. Bu kayıt genellikle ürün veya stok kartı olarak adlandırılır.
Ürün kartı nedir?
Ürün kartı, işletmenin sattığı, satın aldığı, ürettiği veya stokta takip ettiği bir ürüne ait temel bilgilerin tutulduğu kayıttır. Ürün adı, kodu, barkodu, birimi, kategorisi ve stok bilgileri gibi veriler bu kart üzerinden yönetilebilir.
Basit Bir Ürün Kartı
Bir işletme 500 ml cam şişe satıyorsa sistemde 'Cam Şişe 500 ml' adıyla bir ürün kartı oluşturabilir. Bu karta ürün kodu, barkod, adet birimi, kategori ve diğer gerekli bilgiler eklenebilir.
Her Ürün İçin Düzenli Bir Kayıt
Ürün kartının amacı aynı ürünün farklı işlemlerde farklı isimlerle takip edilmesini önlemek ve satış, satın alma ve stok hareketlerini ortak bir ürün kaydında birleştirmektir.
Ürün kartında hangi bilgiler bulunabilir?
- Ürün adı
- Ürün veya stok kodu
- Barkod
- Kategori
- Ölçü birimi
- Varyant bilgileri
- Alış ve satış bilgileri
- Stok takip durumu
- Minimum veya kritik stok seviyesi
- Gerekli diğer ürün bilgileri
Ürün adı nasıl belirlenmelidir?
Ürün adı çalışanların ürünü kolayca tanıyabileceği kadar açık olmalıdır. Birbirine benzeyen ürünler varsa boyut, kapasite, model veya diğer ayırt edici bilgiler ürün adına eklenebilir.
Açık Ürün Adı
'Şişe' yerine 'Cam Şişe 500 ml' ve 'Cam Şişe 1 Litre' şeklinde ayrı ve açıklayıcı isimler kullanmak ürünlerin karıştırılmasını azaltır.
Aynı Ürünü Farklı İsimlerle Açmayın
Aynı fiziksel ürünün sistemde 'Cam Şişe 500 ml', '500 ml Şişe' ve 'Şişe Küçük' gibi birden fazla kartla tutulması stokların parçalanmasına ve gerçek miktarın görülmesini zorlaştırmaya neden olabilir.
Ürün kodu nedir?
Ürün kodu, işletmenin ürünü sistem içinde ayırt etmek için kullandığı benzersiz veya düzenli tanımlayıcıdır. Özellikle benzer isimli veya çok sayıda ürün bulunan işletmelerde ürünlerin daha kolay bulunmasını ve karıştırılmamasını sağlar.
Ürün Kodu Örneği
Cam Şişe 500 ml ürünü için işletme kendi kodlama yapısına göre 'CS-500' gibi bir ürün kodu kullanabilir. Önemli olan kodların işletme genelinde tutarlı bir yapıyla kullanılmasıdır.
Kodlama Sistemini Basit Tutun
Çalışanların anlayamayacağı kadar karmaşık ürün kodları oluşturmak yerine büyüdükçe sürdürülebilecek sade ve tutarlı bir kodlama yapısı kullanın.
Barkod ne işe yarar?
Barkod, ürünün hızlı ve doğru şekilde tanımlanmasına yardımcı olan bir bilgidir. Barkod kullanılan işletmelerde satış, mal kabul, sayım ve depo işlemleri sırasında ürünün elle aranması yerine barkod üzerinden tanımlanması operasyonu kolaylaştırabilir.
Ürün Kodu ile Barkod Aynı Şey Değildir
Ürün kodu işletmenin kendi iç tanımlayıcısı olabilir. Barkod ise ürünü barkod okuyucu veya benzeri sistemlerle tanımlamak için kullanılabilir. İşletmenin yapısına göre her iki bilgi de ürün kartında tutulabilir.
Ölçü birimini doğru belirleyin
Stok miktarının neyi ifade ettiğinin anlaşılması için ürünün ölçü birimi doğru tanımlanmalıdır. Ürünün niteliğine göre adet, kilogram, metre, litre veya farklı birimler kullanılabilir.
| Ürün | Örnek Birim |
|---|---|
| Telefon | Adet |
| Kumaş | Metre |
| Pirinç | Kilogram |
| Sıvı ürün | Litre |
| Kablo | Metre |
Birim Karmaşasına Dikkat
Ürünü satın alırken koli, satarken adet kullanıyorsanız dönüşüm yapısının açık olması gerekir. Bir kolide 24 adet ürün bulunuyorsa sisteme girilen miktarın koli mi yoksa adet mi olduğunu herkes aynı şekilde anlamalıdır.
Koli ve Adet Örneği
Tedarikçiden 10 koli ürün geldiğini ve her kolide 24 adet bulunduğunu düşünün. Stok adet üzerinden takip ediliyorsa giriş miktarı 10 değil 240 adet olmalıdır. Yanlış birim kullanılması stok miktarını tamamen değiştirebilir.
Kategori neden önemlidir?
Ürünleri kategorilere ayırmak özellikle ürün sayısı arttığında stokların daha düzenli yönetilmesini sağlar. Kategoriler sayesinde belirli ürün grupları birlikte görüntülenebilir ve raporlanabilir.
Kategori Yapısı
Bir ofis malzemeleri işletmesi ürünlerini 'Kağıt Ürünleri', 'Kalemler', 'Dosyalama' ve 'Masaüstü Ürünleri' gibi gruplara ayırabilir. Böylece yüzlerce ürün içinde ilgili ürünlere daha kolay ulaşılabilir.
Varyantlı ürün nedir?
Aynı ürünün beden, renk, ölçü veya benzeri farklı seçenekleri bulunabilir. Bu seçenekler stok açısından birbirinden bağımsız hareket ediyorsa her varyantın stok miktarının ayrı takip edilmesi gerekir.
Varyant Stoğu
Bir tişörtün siyah M bedeninden 15, siyah L bedeninden 8 ve beyaz M bedeninden 4 adet bulunabilir. Toplam 27 adet stok olduğunu bilmek yeterli değildir. Müşterinin sipariş ettiği renk ve bedenin gerçekten stokta olup olmadığı bilinmelidir.
Her ürün stokta takip edilmeli mi?
İşletmenin sattığı her şey fiziksel stok gerektirmeyebilir. Hizmetler veya stok miktarıyla takip edilmeyen bazı kalemler ürün kayıtlarında bulunabilir ancak fiziksel stok hareketi oluşturmayabilir. Stok takibi, miktarı gerçekten izlenmesi gereken ürünlerde kullanılmalıdır.
Ürün ve Hizmet Farkı
Bir bilgisayar mağazasında dizüstü bilgisayar fiziksel stokta takip edilir. Aynı işletmenin sattığı kurulum hizmeti ise satış kalemi olabilir ancak depoda adet olarak bulunan fiziksel bir stok değildir.
Başlangıç stoğu nedir?
Stok takip sistemine geçilirken işletmenin elinde halihazırda bulunan ürün miktarının sisteme doğru aktarılması gerekir. Bu miktar başlangıç stoğunu oluşturabilir. Başlangıç miktarı yanlış girilirse sonraki hareketler doğru kaydedilse bile sistem stoğu gerçeği yansıtmayabilir.
Başlangıçta Sayım Yapın
Yeni bir stok sistemine geçerken mümkün olduğunda fiziksel sayım yaparak başlangıç miktarlarını belirleyin. Tahmini rakamlarla başlayan stok kayıtları ilerleyen dönemlerde sürekli fark oluşturabilir.
Mükerrer ürün kartı neden sorun oluşturur?
Aynı ürün için birden fazla kart oluşturulması stok hareketlerinin farklı kayıtlara dağılmasına neden olabilir. Satın alma bir karta, satış başka bir karta işlendiğinde işletmenin gerçek stok miktarını görmesi zorlaşır.
Parçalanmış Stok
Aynı ürün için iki farklı kart bulunduğunu düşünün. Bir kartta 20, diğerinde 15 adet stok görünüyor. Çalışanlar bunların aynı ürün olduğunu bilmiyorsa işletme gerçekte 35 adet ürünü olduğunu kolayca göremez ve işlemler yanlış kartlardan devam edebilir.
Yeni Kart Açmadan Önce Arayın
Bir ürün sisteme eklenmeden önce aynı ürünün daha önce oluşturulup oluşturulmadığını kontrol edin. Küçük işletmelerde bile zamanla oluşan mükerrer ürün kayıtları stok doğruluğunu ciddi şekilde bozabilir.
Ürün kartı oluştururken temel kontrol
- Ürün daha önce sisteme eklenmiş mi?
- Ürün adı açık ve anlaşılır mı?
- Ürün kodu doğru ve tekil mi?
- Varsa barkod doğru mu?
- Doğru kategori seçildi mi?
- Ölçü birimi doğru mu?
- Varyantlar ayrı takip edilmeli mi?
- Ürün fiziksel stokta takip edilecek mi?
- Başlangıç stok miktarı doğru mu?
- Gerekli diğer ürün bilgileri tamam mı?
Doğru Ürün Kartı, Doğru Stok Takibinin Temelidir
Stok hareketleri ne kadar düzenli kaydedilirse kaydedilsin ürün kartları hatalı, mükerrer veya düzensizse sağlıklı stok bilgisine ulaşmak zorlaşır.
KOBİ GO'da Uygula
Şimdi Uygulayın
İşletmenizde stokta takip edilen beş ürün seçin. Ürün adı, ürün kodu, barkod, kategori, ölçü birimi ve mevcut stok bilgilerini kontrol edin. Aynı ürün için mükerrer kayıt bulunup bulunmadığına bakın. Varyantlı bir ürününüz varsa her varyantın stok miktarının ayrı takip edilip edilmediğini kontrol edin.
Bu Derste Ne Öğrendik?
- Sağlıklı stok yönetimi doğru ürün kartıyla başlar. Ürün adı, ürün kodu, barkod, kategori, ölçü birimi ve varyant bilgileri açık ve tutarlı tutulmalıdır. Aynı ürün için mükerrer kart oluşturulmamalı ve fiziksel stok gerektiren ürünler doğru şekilde tanımlanmalıdır. Özellikle varyantlı ürünlerde toplam stok yerine gerçekte satılan renk, beden veya seçeneğin stoğu takip edilmelidir. Yeni bir stok sistemine geçerken başlangıç miktarlarının fiziksel sayımla doğrulanması stok doğruluğunun temelini oluşturur.
