Bildirim ve Belge Şablonları nedir ve nasıl yönetilir?

Kısa Yanıt

Bildirim ve Belge Şablonları, KOBİ GO'da kullanılan e-posta, SMS ve PDF şablonlarını tek bölümden yönetmenizi sağlar. Ayarlar → Hazır Şablonlar bölümünden şablonları kategori bazında görüntüleyebilir, aktif veya pasif yapabilir ve düzenleyebilirsiniz.

Bildirim ve Belge Şablonları Nedir?

KOBİ GO, farklı işletme süreçlerinde kullanılan hazır bildirim ve belge şablonlarını merkezi bir alanda toplar. Bu yapı sayesinde müşteri bildirimlerinden satış ve teklif süreçlerine, muhasebe belgelerinden İK belgelerine kadar ilgili şablonları yönetebilirsiniz.

Hangi Şablon Türleri Yönetilebilir?

• E-posta şablonları
• SMS şablonları
• PDF belge şablonları

E-posta ve SMS şablonları bildirimlerde kullanılacak içerikleri yönetirken PDF şablonları fatura, teklif, izin ve bordro gibi belgeler için kullanılır.

Hazır Şablonlara Nasıl Ulaşılır?

1. 1

   Ayarlar bölümünü açın

   KOBİ GO sol menüsünden Ayarlar bölümüne girin.

2. 2

   Hazır Şablonlar'ı seçin

   Ayarlar altındaki Hazır Şablonlar sayfasını açın.

3. 3

   Şablon kategorisini bulun

   Yönetmek istediğiniz şablonun bulunduğu kategoriye ilerleyin.

4. 4

   Kategoriyi genişletin

   Kategori satırındaki açma simgesini kullanarak içerisindeki şablonları görüntüleyin.

5. 5

   Şablonu yönetin

   İlgili şablonun durumunu kontrol edin veya Düzenle butonunu kullanarak içeriğini açın.

Şablonlar Nasıl Gruplandırılır?

Hazır Şablonlar sayfasında şablonlar kullanım alanlarına göre kategorilere ayrılır. Böylece çok sayıda şablon arasında ilgili işletme sürecine ait olanları daha kolay bulabilirsiniz.

• Genel
• Müşteri
• Satış
• Teklif
• Pazarlama
• Muhasebe & Nakit
• İK

Kategori Yanındaki Aktif Sayısı Ne Anlama Gelir?

Her kategori başlığının yanında o gruptaki aktif şablonların sayısını gösteren bir durum bilgisi bulunur. Örneğin 4/4 aktif ifadesi, kategoride görüntülenen dört şablonun dördünün de aktif olduğunu gösterir.

Bir Kategorideki Şablonlar Nasıl Görüntülenir?

Kategori satırının sağındaki açma ve kapatma simgesini kullanarak kategori içerisindeki şablonları görüntüleyebilir veya listeyi daraltabilirsiniz. Açılan listede şablon adı, şablon türü, kısa kullanım açıklaması, aktif/pasif anahtarı ve Düzenle seçeneği görüntülenir.

E-posta ve SMS Şablonları Nasıl Görünür?

Bildirim şablonlarında şablonun yanında E-POSTA veya SMS etiketi bulunur. Böylece aynı işletme süreci için kullanılan farklı bildirim kanallarını birbirinden ayırabilirsiniz.

Örneğin Müşteri kategorisinde Doğum günü e-postası, Doğum günü SMS'i, Hoş geldin e-postası ve Hoş geldin SMS'i gibi farklı bildirim şablonları bulunabilir.

Şablon Nasıl Aktif veya Pasif Yapılır?

Şablon listesindeki durum anahtarını kullanarak ilgili şablonu aktif veya pasif hale getirebilirsiniz. Şablon düzenleme ekranında da Aktif seçeneği üzerinden şablonun durumunu yönetebilirsiniz.

PDF Şablonu Pasif Olursa Ne Olur?

Pasif PDF şablonları indirme, paylaşma ve yazdırma işlemlerinde kullanılmaz. İlgili PDF şablonu pasif olduğunda bunun yerine varsayılan tasarım uygulanır.

Bir Şablon Nasıl Düzenlenir?

1. 1

   İlgili kategoriyi açın

   Düzenlemek istediğiniz şablonun bulunduğu kategoriyi genişletin.

2. 2

   Şablonu bulun

   Listeden düzenlemek istediğiniz e-posta, SMS veya belge şablonunu seçin.

3. 3

   Düzenle butonuna tıklayın

   Şablonun sağ tarafındaki Düzenle seçeneğini kullanın.

4. 4

   Şablon içeriğini düzenleyin

   Açılan düzenleme alanında şablona sunulan içerik ve ayarları güncelleyin.

5. 5

   Kaydedin

   Değişikliklerinizi tamamladıktan sonra Kaydet butonuna tıklayın.

Bildirim Şablonunda Hangi Bilgiler Düzenlenebilir?

Düzenlenebilir alanlar şablon türüne göre değişebilir. E-posta şablonlarında Şablon adı, Konu ve İçerik gibi alanlar bulunabilir. Şablonun Aktif durumu da aynı düzenleme ekranından yönetilebilir.

Şablon İçeriğinde Değişkenler Kullanılabilir mi?

Evet. Şablonlarda müşteri veya işletme bilgilerini dinamik olarak kullanmak için değişkenlerden yararlanılabilir. Örneğin {{musteri}} değişkeni ilgili müşteri bilgisinin içerikte dinamik olarak gösterilmesi için kullanılabilir.

Ana E-posta ve PDF Tasarımları

Hazır içerik şablonlarının yanında e-postaların ve PDF belgelerinin dış görünümünü yöneten ana tasarım yapıları da bulunur. Ana E-posta Şablonu bildirim e-postalarının dış tasarımını, PDF Ana Şablonu ise PDF belgelerinin dış tasarımını düzenlemek için kullanılır.

Ana E-posta Şablonu ile Neler Yapılabilir?

Ana E-posta Şablonu oluşturucusunda Üst–Header, Başlık metni, Paragraf, Görsel, Buton, Ayraç, Boşluk, Bildirim İçeriği ve Alt–Footer gibi bloklarla e-postaların dış tasarımını oluşturabilirsiniz. Bildirime ait asıl içerik, tasarımdaki Bildirim İçeriği alanına yerleştirilir.

PDF Ana Şablonu ile Neler Yapılabilir?

PDF Ana Şablonu, PDF belgelerinin dış görünümünü düzenlemenizi sağlar. A4 veya A5 sayfa boyutu, Dikey veya Yatay yön, kenar boşlukları ve sayfa arka planı gibi ayarlar yapılabilir. Tasarımda Üst–Header, Başlık, Paragraf, Belge İçeriği, Görsel, Ayraç, Boşluk, İmza Alanı ve Alt–Footer blokları kullanılabilir.

Şablonları Yönetirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

• Şablonun doğru kategori ve bildirim türünde olduğunu kontrol edin.
• Otomatik kullanılmasını istediğiniz bildirim şablonlarının aktif olduğundan emin olun.
• E-posta konusu ve içeriğinde kullanılan değişkenleri kontrol edin.
• Şablon metinlerinin müşteriye gösterilecek son içerik olduğunu dikkate alın.
• PDF şablonlarını pasif yaptığınızda varsayılan tasarımın kullanılacağını unutmayın.
• Ana e-posta veya PDF tasarımında içerik alanını koruyun.
• Yaptığınız değişiklikleri Kaydet butonuyla kaydedin.

Şablon Yönetiminin Temel Akışı

1. 1

   Şablon kategorisini belirleyin

   Yönetmek istediğiniz bildirimin veya belgenin ait olduğu kategoriyi bulun.

2. 2

   Şablon türünü kontrol edin

   E-posta, SMS veya PDF türündeki doğru şablonu seçin.

3. 3

   İçeriği düzenleyin

   Düzenle seçeneğini kullanarak şablona sunulan alanları güncelleyin.

4. 4

   Aktif durumunu belirleyin

   Şablonun kullanılmasını istiyorsanız aktif, kullanılmasını istemiyorsanız pasif durumunu seçin.

5. 5

   Değişiklikleri kaydedin

   Yaptığınız düzenlemeleri Kaydet butonuyla tamamlayın.