Satış Fırsatları Nasıl Takip Edilir?

Ders 4 / 6 · 5 dk okuma · Başlangıç

Satış fırsatlarını CRM üzerinde nasıl düzenli takip edeceğinizi; fırsat değeri, satış aşaması, görüşme geçmişi, sonraki işlem ve takip tarihi gibi temel bilgileri nasıl yöneteceğinizi öğrenin.

Bu derste öğrenecekleriniz

Satış fırsatının neden ayrı bir kayıt olarak takip edildiğini açıklayabilirsiniz
Satış fırsatında tutulması gereken temel bilgileri tanıyabilirsiniz
Fırsat değeri ve satış aşamasını doğru şekilde kullanabilirsiniz
Son görüşme ve sonraki işlem bilgilerini takip edebilirsiniz
Takip tarihi kullanarak satış fırsatlarının unutulmasını önleyebilirsiniz
Hareketsiz ve güncelliğini kaybetmiş fırsatları belirleyebilirsiniz
Açık satış fırsatlarını önceliklendirebilirsiniz

CRM'de satış fırsatı oluşturmak yalnızca potansiyel bir satışı kaydetmek için değildir. Asıl amaç, satış gerçekleşene veya fırsat sonuçlanana kadar süreci düzenli şekilde takip etmektir. İyi yönetilen bir satış fırsatı kaydı, satış ekibine müşterinin durumunu ve bundan sonra ne yapılması gerektiğini gösterir.

Satış fırsatında hangi bilgiler bulunmalıdır?

İşletmelerin ihtiyaçları farklı olabilir ancak başlangıç seviyesinde bir satış fırsatının anlaşılmasını ve takip edilmesini sağlayacak birkaç temel bilgi yeterlidir.

İlgili müşteri veya potansiyel müşteri
İlgilenilen ürün veya hizmet
Satış fırsatının tahmini değeri
Mevcut satış aşaması
Son görüşme veya işlem
Sonraki yapılacak işlem
Takip tarihi
Teklif bilgileri
Fırsatın güncel durumu

Bir Bakışta Anlaşılmalı

Bir satış fırsatı kaydını açtığınızda müşterinin ne istediğini, sürecin hangi aşamada olduğunu ve bundan sonra ne yapılacağını kısa sürede anlayabilmelisiniz.

Fırsat değeri nedir?

Fırsat değeri, satışın gerçekleşmesi halinde oluşması beklenen yaklaşık satış tutarını ifade eder. Özellikle birden fazla satış fırsatı aynı anda takip edildiğinde fırsatların ticari büyüklüğünü görmek açısından yararlıdır.

Fırsat Değeri Örneği

Bir müşteri 25.000 TL tutarında bir hizmet paketiyle ilgileniyor. Henüz satış gerçekleşmemiş olsa da satış fırsatının tahmini değeri 25.000 TL olarak kaydedilebilir. Bu tutar gerçekleşmiş satış değil, fırsatın potansiyel değeridir.

Fırsat Değeri Satış Değildir

CRM'deki açık satış fırsatlarının toplam değerini gerçekleşmiş ciro olarak değerlendirmeyin. Satış sonuçlanana kadar bu tutarlar potansiyel satış değerlerini ifade eder.

Satış aşamasını güncel tutun

Satış fırsatının mevcut aşaması, sürecin nerede olduğunu gösterir. Müşteriyle görüşme yapıldığında, teklif gönderildiğinde veya karar sürecine geçildiğinde fırsat aşamasının da güncellenmesi gerekir.

Aşaması Güncellenmeyen Fırsat

Müşteriye teklif gönderilmiş olmasına rağmen fırsat CRM'de hâlâ 'Yeni Fırsat' aşamasında görünüyorsa satış listesi gerçek durumu yansıtmaz. Teklif gönderildiğinde fırsat uygun satış aşamasına taşınmalıdır.

Son görüşmeyi kaydedin

Satış fırsatının güncel durumunu anlamak için müşteriyle en son ne zaman ve hangi konuda iletişim kurulduğunun bilinmesi önemlidir. Görüşme notlarının kısa, anlaşılır ve sonraki çalışan tarafından da anlaşılabilir olması gerekir.

İyi Bir Görüşme Notu

Müşteriyle görüşüldü. İhtiyaçları netleştirildi. Teklif gönderildi. Müşteri cuma günü yönetim ekibiyle değerlendirecek. Pazartesi tekrar aranacak.

Belirsiz Notlardan Kaçının

'Görüşüldü', 'Arandı' veya 'Bilgi verildi' gibi tek başına anlamı sınırlı notlar sonraki adımı açıklamaz. Mümkün olduğunda görüşmenin sonucunu ve yapılacak işlemi de kaydedin.

Her fırsatın bir sonraki adımı olmalı

Satış fırsatlarının unutulmasının önemli nedenlerinden biri sonraki işlemin belirlenmemesidir. Açık bir satış fırsatında mümkün olduğunca bundan sonra yapılacak işlem net olmalıdır.

Müşteriyi tekrar ara
Teklif hazırla
Teklifi gönder
Ürün demosu planla
Toplantı gerçekleştir
Eksik bilgileri müşteriden iste
Teklif değerlendirmesini takip et
Karar sonucunu öğren

Sonraki İşlem Somut Olsun

'Müşteriyi takip et' yerine 'Perşembe günü teklif değerlendirmesi için müşteriyi ara' gibi somut bir işlem tanımlamak satış takibini kolaylaştırır.

Takip tarihi neden önemlidir?

Sonraki işlemin ne olduğunu bilmek kadar ne zaman yapılacağını bilmek de önemlidir. Takip tarihi, satış fırsatının unutulmasını önlemeye ve günlük satış çalışmalarının planlanmasına yardımcı olur.

Takip Tarihi Olmadan

Müşteri 'İki hafta sonra tekrar görüşelim' dedi ancak CRM'e tarih girilmedi. Satış temsilcisi yoğunluk nedeniyle görüşmeyi unutabilir. Takip tarihi kaydedildiğinde fırsat doğru zamanda yeniden gündeme getirilebilir.

Satış fırsatlarını nasıl önceliklendirebilirsiniz?

Çok sayıda açık satış fırsatı olduğunda bütün fırsatlara aynı anda aynı yoğunlukta odaklanmak mümkün olmayabilir. Başlangıç seviyesinde birkaç temel gösterge kullanılarak çalışma önceliği belirlenebilir.

Kontrol	Sorulacak Soru
Takip zamanı	Bugün veya yakın zamanda işlem yapılması gerekiyor mu?
Satış aşaması	Fırsat satışın hangi noktasında?
Müşteri ilgisi	Müşteri aktif olarak sürece katılıyor mu?
Fırsat değeri	Potansiyel satışın yaklaşık büyüklüğü nedir?
Son hareket	Müşteriyle en son ne zaman iletişim kuruldu?
Sonraki işlem	Bundan sonra ne yapılacağı belli mi?

Sadece En Büyük Fırsata Odaklanmayın

Yüksek tutarlı bir fırsat her zaman en yakın satış anlamına gelmez. Müşteri ilgisi, satış aşaması, takip zamanı ve fırsatın güncelliği de birlikte değerlendirilmelidir.

Hareketsiz satış fırsatlarını kontrol edin

Uzun süredir görüşme yapılmayan, sonraki işlemi bulunmayan veya müşteriden geri dönüş alınamayan fırsatlar satış listesini gereksiz yere doldurabilir. Bu kayıtların düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir.

Hareketsiz Fırsat

Bir satış fırsatı iki ay önce açılmış, müşteriye teklif gönderilmiş ancak sonrasında hiçbir görüşme kaydedilmemiş. Böyle bir fırsatın hâlâ gerçek bir satış ihtimali taşıyıp taşımadığı kontrol edilmelidir.

Fırsat sonuçlandığında ne yapılmalı?

Satış gerçekleştiğinde fırsat kazanıldı olarak sonuçlandırılmalıdır. Satış gerçekleşmediyse fırsat sürekli açık bırakılmak yerine kaybedildi olarak kapatılmalı ve mümkünse nedeni kaydedilmelidir.

Kaybedilen Fırsat Bilgisi

Müşteri rakip bir çözümü tercih ettiyse fırsat 'Kaybedildi' olarak kapatılabilir ve kayıp nedeni 'Rakip tercih edildi' şeklinde kaydedilebilir. Bu bilgiler zaman içinde satış kayıplarının nedenlerini değerlendirmeye yardımcı olur.

Günlük satış fırsatı kontrolü

Bugün takip edilmesi gereken fırsatları kontrol edin.
Gecikmiş takipları belirleyin.
Yeni satış fırsatlarını inceleyin.
Fırsatların satış aşamalarının güncel olduğundan emin olun.
Son görüşme notlarını kontrol edin.
Her açık fırsat için sonraki işlemi belirleyin.
Takip tarihlerini güncelleyin.
Sonuçlanan fırsatları kazanıldı veya kaybedildi olarak kapatın.

CRM'i Arşive Dönüştürmeyin

CRM yalnızca geçmişte yapılan işlemlerin saklandığı bir arşiv olmamalıdır. Etkili satış takibinde sistem, geçmişte ne olduğunu gösterdiği kadar bundan sonra ne yapılacağını da göstermelidir.

KOBİ GO'da Uygula

Şimdi Uygulayın

Üç açık satış fırsatınızı seçin. Her biri için müşteri, ilgilenilen ürün veya hizmet, tahmini fırsat değeri, mevcut satış aşaması, son görüşme, sonraki işlem ve takip tarihini yazın. Sonraki işlemi veya takip tarihi bulunmayan fırsatları belirleyerek eksik bilgileri tamamlayın.

Bu Derste Ne Öğrendik?

Satış fırsatlarının düzenli takibi, CRM kullanımının en önemli parçalarından biridir. Her fırsatta ilgili müşteri, ürün veya hizmet, tahmini değer, satış aşaması, son görüşme, sonraki işlem ve takip tarihi gibi temel bilgiler güncel tutulmalıdır. Fırsat değeri gerçekleşmiş satış anlamına gelmez. Açık fırsatlar düzenli kontrol edilmeli, hareketsiz kayıtlar gözden geçirilmeli ve sonuçlanan satışlar kazanıldı veya kaybedildi olarak kapatılmalıdır. En önemli alışkanlıklardan biri, her açık satış fırsatı için “Şimdi hangi aşamadayız ve bundan sonra ne yapacağız?” sorularının cevabını CRM'de tutmaktır.